高速公路工程档案是高速公路工程质量管理的重要记录，也是工程施工管理、竣工验收、检验工程质量的重要凭证，高速公路工程档案作为公路建设过程中最忠实的见证，贯穿于公路建设的全过程。因此，搞好工程档案资料的整理、归档，可以为高速公路的项目使用、养护、改建、扩建工作提供准确、真实、可靠的依据，减少大量资源消耗。然而，就现在的工程档案管理而言，存在着众多环节的缺失和不足，因此我们应当思考如何收集、管理、保存并应用这种记录和凭证。
工程档案管理当有章可循
目前为止，全行业未有一部符合国家法规以及行业标准且可操作性强的高速公路建设项目档案管理规范。
制定高速公路档案管理办法，加强档案宏观管理高速公路的施工施工单位对高速公路施工的特点、难点及行业规范、标准了解不深入。对于建设过程中形成的科技文件材料，应如何进行收集、整理、归档、编目、装订以及形成档案后的管理等项目工作，尚无规范可依，给高速公路建设项目的档案管理带来困难。为了做好建设项目施工过程中所形成的工程内业档案资料的整理工作，保证档案的齐全完整，达到“齐全、完整、准确”的要求，在工程建设伊始就应以《档案法》为依据，按交通运输部《公路工程竣工验收办法》、《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》、《高速公路建设项目案卷质量标准》的要求，结合该路段高速公路建设项目管理的特点，编制该路段详尽的《高速公路档案资料管理规定》、《高速公路建设项目档案分类编号规则》，使宏观管理有章可循。在工程阶段，应组织专业人员编制体现本路段工程实施具体情况的《高速公路竣工文件编制办法》，明确档案资料的收集、整理的内容与质量要求，档案材料的组卷方法与要求，制定案卷的编制、装订、编目、保管等方面的详细规定，对档案资料的齐全完整及填写质量要求进行有效控制。通过制定并落实管理办法，统一标准与要求，及时指导各施工、监理单位，使档案分类整理有章可循。切实做到档案宏观管理，保证项目档案的整理、收集、归档符合专项验收的要求。
制定档案管理规章制度，保障落实档案管理高速公路建设项目要以建设、设计、施工、监理单位专兼职档案人员组成的网络来保障项目各项档案管理制度的实施，并保证工程建设全过程各阶段档案工作进程的顺畅。
建立、健全项目档案管理制度，明确项目档案的分管领导及各部门职责分工，将项目文件资料的形成、积累和管理列入有关领导、部门、人员的职责范围工作标准之内，严密工程建设各阶段档案的职责义务。项目建设单位和监理单位，在工程项目开工前应结合实际情况，制定和颁发规范标准的一整套原始单元工程凭证文件(不是开工后)。只有实现工程项目建设各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，才能保证施工技术材料记录齐全、签署完备，以及原材料资料的真实可靠、竣工图与实物相符。
资料要确保真实性和完整性
高速公路建设项目档案是高速公路工程建设过程的真实记录，它包括各种施工组织设计、施工原始记录、隐蔽工程记录、工程质量检查、验收记录、报告、测量、试验检测记录、报告；工程设计变更申请报告、批复，开（交、竣）工申请、报告批准文件；竣工图表等。真实是归档文件的生命，是高速公路工程竣工验收的关键，也是检验工程建设质量的基点。只有真实、完整的施工资料，才能为工程质量评定与质量查询提供简洁有效的信息。
遵循施工真实原则，加强施工资料管理工程资料的真实性体现在，施工原始记录事件是确定的某一时间段与确定地点发生联系的分项工程或施工工序。
施工记录所表明时间跨度应与分项工程的具体时间一致，现场完成施工记录，随之归档保存，不得进行任何添加和修改。
施工数据的完整性应体现在施工记录体系的各个组成部分相互补充、相互验证，不强调一张图表应囊括所有的施工信息。同时，应遵循高速公路建设的自身规律，结合工程施工实际需要，事先编制统一的《工程试验检测、现场质量检验、施工原始记录用表式》，并在实施中对新出现的施工项目编制补充用表，以填补工程实际涉及又无检验、试验、施工原始记录表样的项目。既满足工程施工的需要，又便于统一管理，使工程竣工文件在形成过程就达到格式统一。对所形成文件的原件、载体，力求填写规范、真实、可靠，图文相符、图样清晰、数据准确，文件材料的审批、签字手续完备，从源头确保施工过程中文件的高质量。
在建设过程中坚持项目内业、档案工作与项目建设进程同步进行，建立健全管理网络和健全的档案管理制度，实行统一管理原则。采取“三同时”的管理模式，即在招投标的同时明确提出档案管理要求；在检查工程质量的同时检查档案形成积累情况；在工程交工验收的同时验收档案的收集和整理情况。
制定制约措施，确保归档的资料完整要充分使用合同法律手段确保工程竣工档案资料的准确、完整和齐全。在工程签约之时，应明确参建各方的档案责任，把项目文件材料的积累、整理、归档，作为合同(协议)的重要内容确定，按照《档案管理办法》与《竣工资料编制办法》，明确参建各方文件材料的形成范围、费用及归档套数，提出档案质量要求，明确档案权属，避免项目档案的原件、原始记录等归档不全，使工程施工承包商能够高度重视工程档案的归档工作，项目档案的归档工作才能从法律上得到真正保证。同时还应充分发挥工程监理单位的监督职能，把工程资料形成及档案整理工作的监督、审核、验收工作纳入监理工程师的技术管理范围。
加强档案管理控制，在工程计量支付的资料审查时，明确提出将施工资料的完整齐全、填写规范与否作为计量的先决条件，否则监理有权限期改正后再行支付；在合同中明确声像档案等归档要求，归档单位不按时完成归档移交，不予最终支付。
此外，要加强过程检查评比，促进档案管理工作。在施工质量检查的同时，加强中间过程的档案资料检查，要抓住工程的重点、关键，超前督查指导。项目档案人员应积极主动了解工程进度，抓住工程的关键环节、隐蔽工程等，会同工程人员和监理人员深入施工现场，加强对工程每个阶段、每个分项工程资料工作的同步监督和指导，尽早发现问题，及时解决问题，要坚决杜绝只施工不形成资料或形成资料不及时收集的现象，将资料遗失遗漏现象制止于它的形成期。把档案资料的收集、整理、归档工作作为主要的考核内容，在每个工作阶段开展专项检查评比，以此增强参建单位档案质量意识。通过奖罚措施，推进优质档案的形成。
把好验收关和人才关
进行竣工验收的一个重要条件是竣工档案资料必须同时或提前通过验收，而在兼具档案管理和工程管理技能的人才匮乏的形势下，把好人才关，并培养相关人才尤为关键。
严把竣工验收关，使工程竣工档案发挥凭证作用档案的归档整理阶段，应加强规范化管理，重视并协调档案整理与公路档案规定标准的衔接问题，解决文件资料的积累管理程序与工程档案管理规定的要求一致性问题，同时针对平时档案整理的归档不到位、文件资料形成的质量差等问题进行全面补充、完善，使形成的档案资料规范、统一、有序。在项目验收阶段，应加强工程技术人员与档案部门验收人员的配合，对移交来的各施工单位编制的竣工图、文字资料、施工报告要进行认真审查，着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程设计变更单的落实情况，认真审查竣工图及文字资料是否完整、准确，签证是否完备，组卷排列是否合理等等，并指导资料编制人员正确整改，确保竣工档案的真实性和准确性，使其竣工档案资料在工程项目合同决算时，真正发挥凭证作用，达到收集整理档案的目的。
提高档案人员的业务素质是做好档案管理工作的前提目前，工程档案管理人员多以兼职为主，专业水平有限，极大限制了档案工作的深入，难以保证工程文件资料的形成质量和档案整理质量。在工程建设的开工阶段，就应有计划、有措施、分期分批对高速公路工程管理人员、监理人员、施工单位人员进行档案业务知识、工程质量标准知识进行培训，详细介绍工程项目档案工作的法规和工程质量标准要求，学习档案基础知识和施工过程中原始签证资料操作方法及本项目对竣工资料整编、工程项目验收的基本要求，使工程项目一开始就用规范化、标准化来严格要求，提高施工管理工作水平，杜绝施工过程中产生的不规范的原始施工资料和文件。确保一流的工程、一流的竣工档案资料质量。
另外，在当前信息技术迅猛发展的时代，用信息数字化提高档案管理功效，将是必由之路。高速公路项目的专业涵盖面多，档案数量巨大，其档案资料不同于一般的历史资料，对高速公路工程的运行、安全、养护有直接影响。在工程建设时期搜集与管理好档案资料的同时，应在运营期增强服务意识，注重运用、发挥好工程档案，实现档案管理由封闭型向开放型、由保管型向利用型的转变。档案信息数字化是提高档案利用功效最直接的手段，一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受时间与经费限制的局面，使高速公路建设档案能准确、快捷、方便地服务于项目决算、项目审计及后期的运营管理，更好地服务于经济建设，充分发挥档案应有的作用。